Posted in Bài dịch, Kỹ năng, Tâm lý

5 cách quản lý thời gian hiệu quả

Bạn có quá nhiều việc phải làm nhưng quỹ thời gian lại hạn hẹp? Bạn còn cả tấn email chưa đọc trong hộp thư đến?

Đây chẳng phải là tình cảnh của một mình bạn đâu. Trong thế giới phẳng hiện nay, có vẻ như chúng ta bận rộn 24/7 chỉ để đuổi theo những điều cơ bản nhất. Những gì chúng ta làm được dường như chẳng bao giờ là đủ và có vẻ như vẫn thiếu thời gian để có thể hoàn thành tốt công việc.

Áp lực thời gian và tư tưởng “khan hiếm”

Đòi hỏi quá lớn về thời gian có thể dẫn đến “tư tưởng khan hiếm”, trong đó bạn đang bận rộn khi chạy quanh để giải quyết vấn đề ngay trước mắt mà bỏ qua việc hành động đúng đắn hoặc đưa ra quyết định cho tương lai xa. Cảm giác mất thời gian hoặc năng lượng khiến bạn ăn thức ăn nhanh thay vì nấu những bữa ăn lành mạnh, quên trả hóa đơn đúng hạn, không trả lời email hoặc cuộc gọi quan trọng, hoặc thậm chí bỏ căn hộ của mình trở thành một đống hỗn độn. Tư tưởng “khan hiếm” có thể dẫn đến việc bỏ bê những người mà bạn quan tâm cũng sức khoẻ và hạnh phúc của bạn.

Kiểm soát thời gian

Vậy thay vào đó, bạn có thể làm gì? Điều quan trọng là kiểm soát thời gian của bản thân, thay vì để cho nó kiểm soát chính bạn. Một nghiên cứu cho thấy những người chịu áp lực về thời gian nhưng lại nắm quyền kiểm soát thời gian của mình tận hưởng cuộc sống vui vẻ hơn, cảm thấy không bị quá tải, và ít căng thẳng hơn những người cũng bận rộn như vậy, nhưng họ cảm thấy họ ít hoặc không kiểm soát thời gian của mình. Thậm chí nếu bạn không thể kiểm soát thời gian rảnh rỗi vì công việc đòi hỏi và /hoặc chăm sóc con cái, bạn có thể bắt đầu chú ý hơn về cách bạn quản lý thời gian mà mình có.

Dưới đây là năm điều bạn có thể làm để kiểm soát thời gian của bản thân:

  1. Đặt ưu tiên

Hãy lùi lại và suy nghĩ về các mục tiêu cuộc sống lớn hơn của bạn. Xem cái nào là quan trọng nhất đối với bạn. Là xây dựng và duy trì mối quan hệ, làm cha mẹ tốt, thăng tiến trong công việc, đóng góp cho gia đình hoặc khu phố, kiếm được nhiều tiền, hoặc chăm sóc sức khoẻ và sống một cuộc sống cân bằng? Một khi bạn đã rõ ràng về các ưu tiên và mục tiêu của mình, bạn có thể sử dụng nó làm cơ sở cho việc lập kế hoạch thời gian và cam kết của bản thân.

  1. Thực tế về những gì bạn có thể thực hiện

Nếu giống như hầu hết mọi người, bạn có xu hướng đánh giá quá cao những gì mình có thể làm được. Bạn có thể quên rằng mình làm việc kém hiệu quả khi cảm thấy mệt mỏi, bạn buộc phải dừng lại, hoặc có thể gặp phải vấn đề khi đang làm nửa chừng (như kẹt máy in chẳng hạn) làm sao nhãng thời gian và sự chú ý của bạn. Đưa ra ước tính ban đầu của bạn về thời gian thực hiện một nhiệm vụ và sau đó tăng nó lên ít nhất 25 phần trăm để bắt đầu. Xem diễn biến mọi chuyện như nào rồi điều chỉnh lên xuống cho phù hợp.

  1. Hạn chế sự gián đoạn

Hạn chế tần suất bạn bị gián đoạn là chìa khóa để hoàn thành công việc. Điều này đặc biệt khó khăn nếu bạn có con nhỏ. Nếu bạn đang ở trong một văn phòng kế hoạch mở, bạn sẽ bị gián đoạn bởi các đồng nghiệp muốn trò chuyện hoặc đặt câu hỏi. Tin nhắn hoặc email có thể liên tục ping ping trên điện thoại. Bạn không thể tránh hoàn toàn được sự gián đoạn, nhưng cũng có thể làm một số việc để hạn chế. Đeo tai nghe, đóng cửa văn phòng (nếu có thể), tắt thông báo trên điện thoại và máy tính khi nhận email. Chắc chắn rằng lũ trẻ đang mải chơi mà không phiền nhiễu quanh bạn khi bạn đang làm việc hoặc nhờ ai đó trông giúp. Nếu bạn không thể làm việc ở nhà, rời khỏi nhà và làm việc trong thư viện hoặc quán cà phê yên tĩnh.

  1. Nói “không” với các cam kết ngoài lề mà không phục cho vụ mục tiêu của bạn

Hầu hết chúng ta có xu hướng nói “có” hơn là nói “không” đối với những người mà chúng ta quan tâm hoặc tin tưởng. Tuy nhiên, ưu tiên cho các mục tiêu của bạn có nghĩa là bỏ một số thứ bạn muốn. Nếu nghĩ rằng mình có thể bỏ qua khi bạn nói “không”, hãy tập trung vào những gì bạn có thể đạt được với khoảng thời gian có thêm, ngay cả khi cần nghỉ ngơi lắm rồi. Đặt ra ranh giới với những người khác là một phần quan trọng trong việc đối phó với căng thẳng. Những nhà quản lý thường giao việc nhiều hơn cho những người xung phong vì điều này dễ hơn nhiều so với việc phải thuyết phục những người chẳng bao giờ đóng góp. Vì vậy, trước khi cam kết, hãy nghĩ đến vị trí của nhiệm vụ hoặc vai trò nằm trong danh sách ưu tiên của bạn và chỉ nói “Có” nếu việc đó nằm trong vùng ưu tiên.

  1. Ngưng chần chừ

Ngay cả khi rảnh, bạn có thể trì hoãn việc bắt đầu vì công việc vì chúng nhàm chán, vì bạn đang làm việc quá sức hoặc vì bạn không nghĩ rằng mình có thể làm tốt. Một khi bạn tìm ra lý do vì sao mình trì hoãn, có thể dễ dàng tìm ra giải pháp.

Nếu nhiệm vụ khó khăn hay nhàm chán, hãy suy nghĩ về tầm quan trọng của nó đối bạn và gia đình.

Giặt quần áo là một điều tẻ nhạt nhưng cần thiết. Trong trường hợp này, tốt nhất là lên lịch cụ thể mỗi ngày làm việc đó để hình thành thói quen. Cuối cùng, não của bạn sẽ tự động hoá thói quen và nó sẽ cảm thấy như một phần của cuộc sống bình thường. Giặt giũ nhiều lần trong một tuần có nghĩa là bạn chỉ làm việc đó trong một hoặc hai giờ và sau đó bạn có thể tiếp tục với những thứ mình thích.

Nếu nhiệm vụ nhàm chán nhưng không quan trọng, hãy nghĩ đến việc để nó lại.

Có phải khay đựng tất của bạn hoặc tủ đựng đồ lặt vặt thực sự cần được sắp xếp một cách thật hoàn hảo? Nguyên tắc chung là việc quan trọng nhất phải làm đầu tiên. Nếu bạn tổng vệ sinh ngôi nhà, hãy dọn sạch sẽ những khu vực dễ nhìn thấy và sau đó hãy chuyển qua vòi nước và các ngăn tủ nếu bạn còn sức làm việc. Nếu một nhiệm vụ không quan trọng, bạn có thể nghĩ đến việc để nó lại hoặc nhờ người khác làm để bạn có thể tập trung vào những thứ quan trọng hơn.

Nếu bạn đang làm việc quá sức và mệt mỏi, hãy cố lên dây cót tinh thần

Bạn có thể thỏa thuận với chính mình rằng bạn sẽ nghỉ ngơi và xem chương trình yêu thích sau khi thực hiện xong một số việc. Hoặc bạn có thể quyết định tập thể dục trước tiên để lấy lại năng lượng. Hình dung ra kết quả mong muốn (như không gian sống trong lành hoặc cảm giác hoàn thành sau khi hoàn thành công việc khó khăn) và để động viên bản thân.

Nếu bạn không nghĩ mình có thể làm tốt, hãy đánh giá xem niềm tin này có đúng hay không

Niềm tin rằng bạn không thể thành công có thể chỉ là một biểu hiện của sự thiếu tự tin. Nếu đúng là bạn không có kỹ năng cho nhiệm vụ được giao, hãy tìm kiếm sự giúp đỡ hoặc học lấy các kĩ năng. Bạn có thể sẽ thấy ngạc nhiên với những gì mình học được khi bạn dốc hết tâm trí của mình vào đó. Nếu sự niềm tin là vấn đề, hãy thực hiện một cam kết cho chính mình rằng sẽ không vướng vào chuyện cũ đó nữa và chỉ việc bắt đầu lại.

Tóm lại

Nếu bạn luôn cảm thấy như mình không có đủ thời gian, đã đến lúc kiểm soát lại mọi thứ. Xác định nhu cầu thời gian nào nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn và bạn có những sự lựa chọn nào. Sau đó, chọn điều tốt nhất cho bản thân mà không cảm thấy tội lỗi. Để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất, bạn có thể cần phải lên kế hoạch, cho qua mọi thứ, ngừng trì hoãn, động viên bản thân, ủy thác hoặc chú ý hơn tới những cam kết của mình. Dù bạn làm gì đi chăng nữa, hãy nhớ rằng những phần thưởng sẽ có giá trị khi đạt được thành tích cao hơn, ít căng thẳng hơn và tâm bình thản hơn.


Dịch theo bài gốc tại Psychology Today: Five Tips and Skills to Manage Your Time That Actually Work

Advertisements

Author:

I'm just the one holding a strong belief in karma... and the karma comes back around...

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s